Vid planering av konferenser och möten är det viktigt att tänka på några saker. Utgångspunkten bör vara att alla ska kunna hålla föredrag och delta som åhörare. Viktigt att tänka på är bland annat att
- Lokalerna är tillgängliga för personer med nedsatt rörelseförmåga.
- Hörslinga finns.
- Programmet är utformat så att pauser läggs vid lämpliga tidpunkter.
- Uppmana deltagarna på att undvika parfym och andra doftande hygienartiklar.
I inbjudan eller anmälningsformuläret är det bra att fråga deltagarna vilka behov de har för att de ska kunna delta. Det kan handla om teckenspråkstolkning, syntolkning, särskild kost eller dokumentation i alternativa format.
Informera föreläsare om vilka krav som ställs på dem för att alla deltagare ska kunna ta del av konferensen. Till exempel att tala i mikrofon, att tala tydligt, att beskriva bilder och att läsa upp vad som står i presentationerna.
Används tolkar vill de ofta se eventuella manus i förväg för att kunna förbereda sig på bästa sätt.
Checklista för tillgängliga möten och konferenser
Checklista för tillgängliga digitala möten
Att genomföra tillgängliga möten
Alla deltagare ska kunna komma in i konferensanläggningen genom samma entré. Det innebär till exempel att
- Det ska finnas plats i närheten där färdtjänst och taxi kan stanna.
- Det finns parkeringsplats för personer med funktionsnedsättning.
- Entrén är framkomlig för personer som använder rullstol.
Alla deltagare och föreläsare ska också kunna ta sig fram till exempelvis grupprum, restaurang, toalett och utrymmen som används under pauser. Deltagarna ska kunna ta sig mellan lokalerna utan att passera trappor eller trappsteg.
Dörrar som måste passeras ska vara tillräckligt breda. Stora glasytor ska vara tydligt kontrastmarkerade. Skyltar, symboler och texter ska vara utformade så att de är lätta att läsa och placerade så att de är lätta att upptäcka. Det är också bra att ta hänsyn till lokalernas ljud- och ljusförhållanden.