Vi använder termen samråd för att beskriva en långsiktig och löpande dialog, till exempel i ett funktionshindersråd. I samråd brukar funktionshindersperspektivet företrädas av funktionshindersorganisationer och ibland anhörigorganisationer.
I många kommuner finns det även samarbetsorganisationer där flera funktionshindersorganisationer arbetar tillsammans. Då företräder representanterna sina medlemmar samlat.
Formen för samråd
Idén med ett samråd är att det är en representativ struktur. Frågor som diskuteras där kan förväntas vara förberedda med de medlemmar och organisationer en representant företräder. I ett samråd är det därför inte den individuella kompetensen och erfarenheten hos representanten som är i centrum.
Samråd lämpar sig bäst för frågor av strategisk och övergripande karaktär. Formen möjliggör exempelvis för funktionshindersorganisationerna att involveras i frågor som rör styrning och utveckling av längre processer.
Ett exempel är i arbetet med en övergripande kommunal funktionshindersstrategi. Ett samråd ger också förutsättningar för en gemensam kunskapsuppbyggnad, långsiktighet och kontinuitet.
Representation i samråd
Representationen i samrådet är viktigt. I grunden bygger formen på att organisationerna själva utser sina representanter. Det är viktigt att den som håller i samrådet säkerställer att grupper som tenderar att vara underrepresenterande finns med. Det kan till exempel vara kvinnor och unga med funktionsnedsättning.
För en bred representation är det också viktigt att kommunen har möten på tider som gör det möjligt för alla att delta. Funktionshindersorganisationernas arbete bygger ofta på ideell medverkan och för många som arbetar eller går i skolan kan det till exempel vara svårt att delta under skol- och arbetstid.
Centrala respektive verksamhetsnära samråd
En kommun kan placera ett samråd på olika ställen i organisationen. Kommunens verksamhet, storlek och organisation har stor betydelse för placeringen.
Generellt är det bäst att kommunen placerar ett samråd i den del av organisationen som ansvarar för de frågor som samrådet ska hantera. Om rådet är tänkt att bidra till kommunens samlade arbete är en central placering, till exempel under kommunstyrelsen, det bästa.
Samråd kan också vara verksamhetsnära och organiseras under en enskild nämnd eller i direkt i anslutning till en verksamhet. Denna form av samråd kan vara lämplig när syftet är att löpande få stöd i uppföljning, utvärdering och verksamhetsutveckling.
Exempel på verksamhetsnära samråd kan vara råd under en socialnämnd eller ett skolråd som består av barn och unga eller föräldraråd. Ett samråd direkt kopplade till en enskild nämnd eller verksamhet är i allmänhet bäst lämpade för att diskutera konkreta, verksamhetsnära utvecklings- och uppföljningsfrågor.
Förutsättningar och planering
Ett välfungerande samråd kräver planering och att kommunen erbjuder goda förutsättningar för deltagarna att förbereda sig inför ett möte. Exempel på hur kommunen kan bidra till detta:
- Att erbjuda ett förberedande möte med genomgång av dagordning och aktuella frågeställningar.
- Säkerställa att deltagarna i samrådet har tillräckligt med tid för att kunna förbereda sig och bidra.
- Skicka ut dagordning och förberedande material till deltagarna inför mötet.
- Ge deltagarna kontaktuppgifter till en person som kan vägleda och svara på frågor i förberedelsearbetet inför samrådsmötet.
Överenskommelser
Avgörande för ett välfungerande samråd är att det finns en struktur och att de som deltar är överens om vilka spelregler som ska gälla. Ett sätt är att formalisera samrådets ramar i en skriftlig överenskommelse.
Kommunen bör ta fram en överenskommelse tillsammans med de aktörer som representerar samrådet. En överenskommelse kan beskriva syfte, uppdrag, förväntat bidrag, resurser och en struktur för återkoppling för deltagarna.
Arvoden och ersättning
Många som representerar civilsamhället gör det ideellt. Därför är det viktigt att tidigt i processen diskutera och komma överens om det ska utgå arvoden eller ersättning till deltagarna, för exempelvis resor eller förlorad arbetsinkomst.
Det här kan med fördel regleras i en eventuell överenskommelse.