Tillgängliga dokument

Text

Text i en dokumentfil måste vara rätt formaterad och språket begripligt. Försök se din text med mottagarens ögon - går innehållet att förstå och är det lättöverskådligt?

Tips för text i ett dokument

Språket i din text ska vara vårdat, enkelt och begripligt.
Gå igenom rubriker, ingresser och texter - kommer din mottagare att förstå innehållet?
Använder du rubriker för att strukturera innehållet?
Är rubrikerna formaterade med rätt rubrikformat och nivå?
Kommer rubriknivåerna i nummerordning? Hoppa inte över rubriknivåer.
Har din text en sammanfattning? Behöver du göra en sammanfattning på lättläst?
Har ditt dokument en innehållsförteckning? Längre dokument ska ha det.

Länkar för att skriva bättre text och testa ditt språk

Institutet för språk och folkminnen har en webbsida som ger tips och idéer om hur ni kan arbeta med klarspråk i din organisation. De har även ett verktyg som kan hjälpa dig avgöra om din text är tydlig och begriplig.

Tabeller

Fundera alltid på syftet med tabellerna i ert dokument. Går det att istället förklara i text? Om tabellen är nödvändig och fyller ett syfte är det viktigt att tänka på att den är korrekt formaterad så alla kan ta del av den.

Tips för att formatera tabeller rätt

Har du märkt upp tabellen rätt?
Är det tydligt om tabellen har en rubrikrad eller summarad?
Är tabellerna regelbundna, utan celler som stäcker sig över många rader och kolumner?
Har tabellen beskrivande rubriker?
Har du kontrollerat att tabellen inte har några tomma rader eller kolumner?

Bilder, diagram och informationsgrafik

Bilder, diagram och informationsgrafik kan vara effektfulla hjälpmedel för att förklara eller förstärka något i ett dokument - om de fyller ett tydligt syfte. Genom att säkerställa att de är tillgängliga för alla kan fler ta del av dem.

Tips för tillgängliga diagram och informationsgrafik

Alla bilder ska ha ett tydligt syfte. Överväg att ta bort bilder som inte förstärker eller refererar till något i din text.
Säkerställ att text och informationsgrafik har tillräckliga kontraster.
Innehållet ska vara oberende av färger eftersom alla inte kan se dem.
Det viktigaste budskapet i ett diagram ska även vara förklarat i text.
Alla bilder ska ha en alternativtext (alt-text).
Alt-texten ska vara tydlig och beskriva det viktigaste med bilden.
Lägg till en bildbeskrivning/syntolkning av bildens viktigaste budskap.

Länkar till rekommendationer från DIGG

DIGG:s rekommendationer handlar främst om webbplatser men kan enkelt appliceras på all digital information.

Länkar

Eftersom dokument ofta är statiska och ibland svåra att ändra i efterhand är det viktigt att fundera på vad länken fyller för syfte och var du placerar den.

Tips för att skriva länkar

Fundera på syftet med länken: vill du att läsaren ska uppmanas lämna dokumentet mitt i läsningen?
Alla länkar ska vara aktiva och gå att klicka på.
Länktexten ska vara förklarande på så sätt att om du lyfter länken ur sitt sammanhang förstår du fortfarande var den leder.
Skriv med fördel webbsidans namn i länktexten.
Berätta var länken leder och vilken webbplats läsaren landar.
Placera länken på en logisk plats, det vill säga direkt efter sitt relevanta sammanhang.
Vid länksamling (exempelvis vidare läsning), placera den sist i dokumentet under egen rubrik.
Undvik länktexter som inleds med "Läs mer..." eller "Klicka här...".

Dokumentegenskaper

Dokumentegenskaper innebär bland annat hur du skriver filnamn eller information om vilket språk dokumentet innehåller.

Använd rätt dokumentegenskaper

Dokumentet behöver innehålla information om titel och författare.
Filnamnet för ditt dokument ska vara samma som huvudrubriken, så läsaren förstår att det är rätt dokument.
Om filen ska laddas ner från en webbplats ska den skrivas enligt formen: filnamnet-utan-bokstaver-med-prickar.pdf. Använd bokstäverna a-z och sätt bindesstreck mellan varje ord.
Innehåller ditt dokument information om på vilket språk det är skrivet? Om en del av texten är på ett annat språk ska det finnas information om detta.

Verktyg som kontrollerar tillgängligheten

Kontrollera att ditt dokument är tillgängligt med hjälp av de verktyg som finns inbyggda i vissa redigeringsprogram (Word, Powerpoint, Adobe Acrobat Pro). I Office-programmen finns funktionen Tillgänglighet under fliken Granska.